DOCUMENTOS MERCANTILES

Los documentos mercantiles suelen tomar forma en el momento en que la operación se realiza, y su objeto es el de certificar entendimiento que existe entre las dos partes que han efectuado un convenio. Puede ser el ticket que emite una caja registradora de ventas, el cual se entrega a el cliente que ha hecho una compra al contado, o bien un complicado contrato de muchas páginas relativo al arrendamiento de una costosa maquinaria; pero tanto en uno como en otro caso describe la operación en forma escrita, reduciendo así en gran parte las posibilidades de discrepancia futuras por parte de los interesados.

Dentro del concepto de documentación mercantil se comprenden no solamente los papeles revestidos de características formales, sino todos los que puedan sustituirlos y tomen otra forma como ocurriría en ultimo extremo con la correspondencia.

Estos documentos mercantiles se envían al Departamento de Contabilidad donde los contadores y auxiliares de contabilidad toman de ellos los datos necesarios para efectuar los asientos en los libros. Cuanto más grande sea la empresa mayor será la necesidad del empleo de documentos. Si se trata de una gran empresa de ventas por departamentos, habrá en ella muchos dependientes atendiendo a la venta en los distintos lugares en que se divide; al mismo tiempo cierto número de compradores estará adquiriendo mercancías del mercado local, nacional o internacional. En todos los departamentos de venta se estará recibiendo dinero en pago de las ventas efectuadas, el cual se entrega en caja y luego se envía a depositar al banco; a su vez se hacen desembolsos bajo la responsabilidad del tesorero. Tratándose de una organización de la clase que hemos descrito, sería imposible que llevase a cabo sus operaciones sin emplear una gran cantidad de documentos de naturaleza mercantil.

Los documentos intercambiados por las empresas que intervienen en una transacción mercantil facilitan la conclusión de está, informan al contador o auxiliar de contabilidad respecto a las secuencias de las operaciones y sirven de autorización para hacer la anotación de los libros de contabilidad.

En conclusión, podemos decir que entra dentro de la idea de documentación mercantil toda constancia escrita de una transacción comercial o de un aspecto de ella que pueda utilizarse para:

1. Certificar las anotaciones en los libros de contabilidad.
2. Probar un hecho desde el punto de vista legal.

Con respecto a lo dicho en segundo término conviene observar que los libros de contabilidad son tan sólo un medio de prueba, y aunque en ciertos casos puede convertirse en elemento fundamental para decidir un fallo, nunca servirán para destruir la evidencia surgida de un comprobante escrito y revestido de las características legales: puede decirse entonces que aún los libros de contabilidad pierden valor sino están apoyados en un archivo de documentos bien organizado.

Nuestro Código de Comercio vigente establece al respecto en su artículo 124, entre otras cosas que:

" Las obligaciones mercantiles y su liberación se prueban" :

1. Con documentos públicos.
2. Con documentos privados.
3. Con facturas aceptadas.
4. Con telegramas.
5. Con cualquier otro medio de prueba admitido por la ley civil.

IMPORTANCIA DE LA DOCUMENTACIÓN MERCANTIL

La importancia de la documentación mercantil es tal que ha creado normas especiales de carácter técnico y disposiciones legales para impresión, archivo y conservación de los distintos documentos que se utilizan en las operaciones mercantiles. Aún los formularios de simple orden interno para tramitación entre dependencias de una misma empresa constituyen elementos probatorios que permiten seguir el curso de un lote de mercancías, identificar un envío de dinero o exigir el cumplimiento de una norma o disposición interna cualquiera como pudiera ser la de reclamar al Departamento de Compras, haciendo mención de la fecha y número de una solicitud de compras, el que un pedido no se hubiera recibido dentro del plazo establecido.

CLASIFICACION DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos que se utilizan en las empresas mercantiles son tan variados y complejos como las propias operaciones, pero aquí solo se explicarán los que mas comúnmente se utilizan, atendiendo a la siguiente clasificación:

1. 1. Comprobantes de compras, El procedimiento que se adopte para las compras, como todo el sistema de contabilidad, deben adaptarse a la organización interna de la empresa. El departamento encargado de la compras ha de recibir aviso de las mercancías que necesiten él, o los departamentos de ventas, lo cual suele hacerse mediante solicitudes de compras o requisiciones de material, en virtud de las cuales se transmita la adquisición de las mercancías en las cantidades que dichos documentos indiquen. Teniendo como base estos documentos y una vez consultados los precios a los distintos proveedores, se procede a enviar la orden de compra a aquél que ofresca, como es natural, las condiciones más favorables. En caso de que las mercancías sean recibidas conforme, se libra un cheque a favor del proveedor si la condición acordada hubiera sido que el pago sea al contado, o bien se registra una obligación a su favor, si hubiera establecido que el pago fuera a crédito, siempre utilizando como base para la anotación en los libros la factura expedida por el proveedor. Abarca, como pudimos ver al principio, cuatro etapas que dan lugar a los comprobantes siguientes:
2. Documentos corrientes

• Solicitud de compra, El departamento de compras, de no existir éste, quien haga sus veces, actuará de acuerdo con una solicitud por escrito aprobada por un empleado suficientemente calificado que represente alguno de los departamentos en que la empresa se divida. Por ejemplo el Departamento de ventas puede solicitar que se le tramite la adquisición de artículos que se destinan a la reventa.
• Orden de compra, Su finalidad es documentar en un formulario propio toda adquisición autorizada por la empresa. Si está tiene un departamento de compras, la orden de compras suele hacerse en una hoja impresa destinada a tal fin, en otros casos puede consistir en una simple carta firmada por el propietario de la empresa o por su subordinado, y en ocasiones consiste en una orden verbal que se da al representante del proveedor.
• La factura, Consiste en una relación detallada de las mercancías compradas, debe contener los nombre y domicilios tanto del vendedor como del comprador, la fecha, las condiciones, las instrucciones del embarque y las cantidades, descripción y precios de las mercancías.
• Las notas de debito, Si las mercancías llegan averiadas son de calidad inferior a la requerida o se comprueba la falta de algún artículo, es preciso obtener un ajuste en el precio que haya cargado el proveedor.

1.  
2. Comprobantes de ventas, Los procedimientos que se siguen para la venta de mercancías pueden ser mas muy simples o más complicados, según sea la magnitud y particularidades de cada empresa. En empresas de pequeñas de venta al por menor no se hace mas registro que el de ingreso a caja por el importe de las ventas, en otras de mayor importancia la maquina donde se registran las ventas produce un ticket, el cual se entrega a el cliente.
3. Comprobantes de operaciones bancarias, Los cheques han ocupado el lugar del dinero efectivo en las operaciones mas importantes que requieren el cobro y pago del mismo. En contabilidad suelen considerarse a los cheques como numerario. Cuando una empresa hace uso de los cheques, se da por sentado que previamente a depositado dinero en el banco sobre el cual libra sus cheques, y sus depósitos pueden estar constituídos en gran parte por cheque de sus clientes.

1. 1. La letra de cambio, Es el instrumento negociable que constituye una orden escrita en virtud de la cual una persona manda a pagar a otra, a la orden de un tercero, la cantidad de dinero que exprese. Documento mercantil mediante el cual una persona (el librador) concede un crédito a otra (el librado) comprometiéndose esta última a pagar el importe señalado a la fecha de vencimiento acordada. Como documento mercantil es un instrumento negociable cuya propiedad puede transferirse, de forma que el librador puede diferir del tenedor de la letra. Asimismo, la letra de cambio puede presentarse en una entidad financiera al descuento, es decir, la entidad financiera paga al tenedor el importe de la letra antes de la fecha de vencimiento y se encarga de cobrársela al librado llegada la fecha del vencimiento.
2. Documentos de crédito

Según el artículo 410 a 485 del Código de Comercio:

Es un documento a la orden, en virtud del cual una persona – el Librador – emite y ordena a otra – el Librado – que acepte pagar y pague, en cierto plazo, a un tercero (Beneficiario) o a su orden una suma de dinero que se determina en la Letra de Cambio. En otros términos, es una orden que se da a una persona para que pague a un tercero cierta suma de dinero en un determinado plazo.

Requisitos que debe llenar una letra de cambio.

Según el artículo 410 del Código de Comercio:

2. La denominación de la "Letra de Cambio" o "Única de Cambio" expresada en el mismo texto del titulo y en el mismo texto del titulo y en el mismo idioma empleado en la redacción del documento. También puede usarse la cláusula "a la orden". Con esto se busca mayor claridad en el documento y evitar confusiones.
3. Orden pura y simple de pagar una cantidad determinada de dinero. Es decir que no este sometida a condición alguna y que la cantidad sea expresada con precisión en la moneda que se va a pagar. Si la cantidad se expresa en números y letras y existe disparidad, valdrá la cantidad expresada en letras. Si se expresa en números y hay diferencia, valdrá la cantidad menor.
4. El nombre del que debe pagar: librado, girado u obligado directo. No necesariamente su firma. La ausencia del nombre del librado determina la nulidad del titulo. En caso de empresa, debe mencionarse el nombre exacto, porque de otra manera es nula.
5. Librada la letra y aceptada por el girado se hace necesario saber cuando deberá éste cancelar su valor y, por lo tanto, cuando deberá presentársele al cobro. Para ello debe indicarse en forma precisa la fecha de vencimiento o fecha de pago. Si el vencimiento no estuviera indicado, se considera pagadera "a la vista". A partir del vencimiento es exigible el pago de la letra y esta devenga intereses moratorios. En cuanto al vencimiento, la letra de cambio puede ser:

• A día fijo.
• A cierto plazo de la fecha.
• A la vista.
• A cierto termino vista.
• Si tienen otro tipo de vencimiento son nulas.

1. Lugar donde debe efectuarse el pago y a la falta de esto se considerará como lugar de pago el domicilio del librado designado al lado del nombre de esté.
2. Nombre de la persona a quien o a cuya orden debe efectuarse el pago beneficiario.
3. La fecha y lugar donde la letra fue emitida. Si no se indica el sitio se considerará como suscrita en el lugar designado al lado del nombre del librador.
4. La firma del que gira la letra – librador, girador, emitente –. Este requisito es indispensable para la validez de la letra de cambio.

Casos:

1. El librador, el librado y el beneficiario pueden ser personas distintas.
2. El librador y el librado pueden ser una misma persona.
3. El beneficiario puede ser el mismo que emite la letra o sea que el librador y beneficiario serían la misma persona.

Según el artículo 419 del Código de Comercio, toda letra de cambio aunque no sea girada expresamente a la orden, es transmitible por medio de endoso. Este debe ser puro y simple y toda condición a la cual aparezca subordinado, se considerará no escrita. El endoso parcial es nulo e igualmente el endoso "al portador" según el artículo 420. El endoso transmite todos los derechos derivados de la letra de cambio y es valido aunque no se designe el beneficiario por cuanto el tenedor se considera portador legitimo de la misma.

De acuerdo al artículo 433 la aceptación se expresa por la palabra "acepto" o equivalente. Debe estar firmada por el librado. Su simple firma puesta en la cara anterior de la letra equivale a su aceptación.

El pago de una letra de cambio puede ser garantizado por medio de aval. Esta garantía se puede prestar por un tercero aún por un signatario de la letra. Se expresa por medio de las palabras "bueno por aval" y debe estar firmada por el avalista. Este se obliga de la misma manera que aquel por el cual se ha constituido garante y cuando ha pagado la letra tiene el derecho de proceder contra el garantizado y contra los garantes del mismo.

El portador de una letra de cambio debe presentarla a su pago, el día en que es pagadera ó en uno de los dos días laborables que le siguen.

La negativa de aceptación o de pago debe constar por medio de un documento auténtico o protesto por falta de aceptación o por falta de pago.

Todas las acciones derivadas de la letra desde cambio contra el aceptante, prescriben a los tres años, contados desde la fecha del vencimiento.

Sintetizado lo expuesto se puede decir que una letra de cambio válida es aquella que cumple con todos los requisitos exigidos por la ley, en este caso el artículo 410 del Código de Comercio, y que crea una serie de obligaciones y derechos entre el librador, el librado y el beneficiario. Es más, si posteriormente la letra de cambio se transmite mediante endoso y se garantiza por medio de un aval, también quedarán ligados por derechos y obligaciones el endosante, el endosatario y el avalista.

• Endosante es la persona que en un momento determinado posee el derechos de cobrar la letra de cambio y puede, por tanto, transmitir dichos derechos a otra persona mediante su firma en reverso de la letra.
• Endosatario es la persona que recibe la letra por intermedio del endoso y que adquiere, por tanto, los derechos que se le transmiten.
• Avalista es la persona que garantiza el cumplimiento de una obligación y que lo manifiesta por medio de su firma en el anverso de la letra de cambio.

Es necesario recordar que el librador tiene una obligación, que es la de garantizar el pago de la letra. En otros términos, que si la letra no es pagada por el librado que acepto pagarla, el librador tendrá que cancelar la letra en razón de encontrarse "obligado en regreso". Esta última obligación no puede ser excluida por el librador: la Ley lo prohíbe terminantemente.

Por su parte, el librado no tiene obligación de aceptar la letra, pero una vez que la acepta, asume definitivamente la obligación de pagarla y no puede eximirse de dicha obligación.

Cuando el librado se niega a aceptar una letra cambio, se puede recurrir al protesto que es el acto público por el cual se deja constancia del requerimiento formulado al librado ó al aceptante para que acepte ó pague la letra, y de la negativa de hacerlo. Para ello se prepara una solicitud dirigida a un Notario Público, en la cual se le pide a este funcionario que se traslade al lugar donde se encuentra el librado para que deje constancia de su negativa de aceptar la letra. En la ciudades o pueblos donde no hay Notario, el protesto puede hacerse por intermedio de un juez o de un Registrador.

El protesto es importante porque de no hacerlo, el beneficiario puede perder entonces la posibilidad de exigirle al librador que pague la letra.

Este problema puede eliminarse con la cláusula "sin aviso y sin protesto", incluida en la letra.

Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

Aceptado para ser pagado sin protesto y sin aviso.

Barcelona, ___ de _____ de 20___

___________________de ___________de 20___ Por Bs ******************** se servirá Ud. __________________________mandar pagar por esta ___________________ de cambio a la orden de ______________________ la cantidad de Bs. _________________________________________________ Valor___________________________________________ que cargara en cuenta a: A __________________ Su atto S.S. y amigo ____________________ N°__________________ _______________________________

1. El pagaré, Es un documento de crédito en virtud del cual una persona promete formalmente pagar una deuda en determinada fecha posterior. Es un título valor o instrumento financiero; documento escrito mediante el cual una persona —el emisor— se compromete a pagar a otra persona —el beneficiario— una determinada cantidad de dinero en una fecha acordada previamente. Los pagarés pueden ser al portador o endosables, es decir, que se pueden transmitir a un tercero. los pagarés pueden emitirlos individuos particulares, empresas o el estado.

Según el artículo 486 al 488: Es una promesa o compromiso unilateral de pago escrita, en virtud del cual una persona natural o jurídica se obliga a pagar a otra ó a su orden, una cierta suma de dinero en una fecha determinada.

De acuerdo al artículo 486, los pagares deben contener:

1. La fecha de emisión y firma del documento.
2. La cantidad en número y letras.
3. La época de su pago, es decir, la fecha de vencimiento.
4. La persona a quien ó a cuya orden debe ser pagado.
   Al pagaré se aplican las siguientes disposiciones similares a las establecidas para las letras de cambio :
   1. Los plazos en que vencen, es decir, los vencimientos: a día fijo , a cierto plazo de la fecha, a la vista y a cierto termino vista.
   2. Lo relativo al endoso.
   3. Los términos para la presentación, cobro protesto.
   4. Lo referente al aval.
   5. Lo relativo al pago y al por intervención.
   6. Lo concerniente al protesto.
   7. Los términos de la prescripción.
5. La expresión de si es por valor recibido y en que especie ó por valor en cuenta.

El portador de un pagaré protestado por falta de pago, tiene derecho a cobrar de los responsables:

1. El valor de la obligación.
2. Los intereses desde la fecha de protesto.
3. Los gastos del protesto.
4. Los intereses de estos desde la demanda judicial.
5. Los gastos judiciales que hubiese desembolsado.

Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

Bs. 105.000,00 Barcelona: 14 de Mayo de 2003 A Sesenta días fecha-----------------------------PAGARE A LA ORDEN Ciento cinco mil con 0/0 céntimos --------------------------------------BOLIVARES EN EL Banco Mercantil______________________________________ VALOR RECIBIDO Con intereses al tipo 8% anual______________________ N° _____________ VENCIMIENTO Agosto _____8, 20___ __________________________ Sr(a):

1. Su forma suele ser como lo indica el siguiente ejemplo:

   CUENTAS N° __________________ CHEQUE N° D – 433671 Barcelona , _______________de __________________de 20_________ Bs.____________________________________________________________ Páguese a la orden de________________________________________ La suma de__________________________________________ Bolívares BANCO MERCANTIL CARACAS – VENEZUELA SUCURSAL BARCELONA ____________________________

2. El cheque, Es un giro a nombre del Banco donde se tenga establecida la cuenta. Constituye una orden que el titular de la cuenta dirige a su banquero para que éste pague una determinada cantidad al beneficiario que se indique o al portador. Es una orden o mandato de pago incorporado a un título de crédito que permite al librador disponer, en favor de una determinada persona o del simple portador del título, de fondos que tenga disponibles en un banco. El cheque deberá contener: la denominación de cheque inserta en el texto mismo del título, el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero, el nombre del que debe pagar (al que se denomina librado), que por fuerza ha de ser un banco, el lugar de pago, la fecha y el lugar de la emisión del cheque, la firma del que lo expide, al que se denomina librador. El librador o tenedor de un cheque podrá solicitar al banco librado que preste su conformidad al mismo, con lo cual se acredita la autenticidad de éste y la existencia de fondos suficientes en la cuenta del librador. El cheque puede ser librado para que se pague a persona determinada, con o sin cláusula 'a la orden' o 'no a la orden'; puede también ser librado para que se pague al portador. El cheque al portador se trasmite mediante su entrega o tradición; el cheque extendido a favor de una persona concreta, con o sin la cláusula 'a la orden', es transmisible por medio de endoso. El endoso deberá ser total, puro y simple; deberá, además, escribirse en el cheque y será firmado por el endosante. El endoso transmite todos los derechos resultantes del cheque. El pago de un cheque podrá garantizarse mediante aval, ya sea por la totalidad o por parte de su importe. Esta garantía podrá ser prestada por un tercero o por el librador. El cheque es pagadero a la vista. Cualquier mención contraria se reputa no escrita. El librado podrá exigir, al pago del cheque, que éste sea entregado con el "recibí" del portador. Se presumirá pagado el cheque que después de su vencimiento se hallare en poder del librado.
3. Aval, Es el afianzamiento que presenta un tercero para el pago de una letra de cambio independientemente de la obligación que contraen el aceptante y el endosante. Firma que se pone al pie de una letra u otro documento de crédito, para responder de su pago en caso de no efectuarlo la persona principalmente obligada a él. Es un término utilizado con frecuencia en la práctica de los negocios para referirse a cualquier clase de garantía personal. Otras veces se utiliza este término como sinónimo de fianza, por lo que sería el contrato por el que el avalista se obliga a pagar o cumplir por un tercero (avalado), en el supuesto de no hacerlo éste.

En Derecho mercantil se denomina aval cambiario a un contrato perteneciente al género de la fianza personal destinada a garantizar el pago de una letra de cambio. El aval es una obligación accesoria de la obligación cambiaria, que es la principal, por lo que se extingue en el caso de hacerlo ésta. Es además subsidiaria, pues el avalista sólo está obligado a pagar si el deudor no paga. Por las peculiaridades del tráfico en el que se produce el aval cambiario, la subsidiariedad no se suele entender de una forma estricta y basta con el incumplimiento del deudor para que se pueda reclamar el pago al avalista, sin requerir ningún tipo de persecución especial de los bienes del deudor. Por ello, desde que llegado el momento del cumplimiento el deudor no lo hace, el acreedor puede dirigirse tanto contra el deudor principal como contra el avalista, pues entre ambos ha quedado establecido un auténtico vínculo de solidaridad. En el caso en que el avalista se vea obligado a satisfacer la deuda adquirirá un derecho de reintegro contra el deudor. El aval puede ser limitado para un periodo de tiempo marcado, con relación a un caso específico, en cuanto a la cantidad o frente a una persona concreta, cuando sólo responde el avalista frente a un acreedor individualizado o definido, y no frente a cualquiera. Este puede ser "absoluto o limitado".

La persona que da un "aval absoluto", responde solidariamente del pago de la letra de la misma forma que el librador y el endosante.

El "aval limitado" es el que reduce la garantía a tiempo, cantidad o persona expresamente determinados; dado en estos términos, no produce mas responsabilidades que la que el firmante se impuso, ni da a éste más derechos que contra la persona a quien garantizado y los endosantes anteriores.

El aval debe ser otorgado por escrito, pudiendo figurar en la misma letra cuyo pago se garantiza, o bien en un documento separado.

ARCHIVO

QUE SON ARCHIVOS.

Los archivos también denominados ficheros (file); es una colección de información (datos relacionados entre sí), localizada o almacenada como una unidad en alguna parte de la computadora.

Los archivos son el conjunto organizado de informaciones del mismo tipo, que pueden utilizarse en un mismo tratamiento; como soporte material de estas informaciones.

 INTRODUCCIÓN A LOS ARCHIVOS.

Los archivos como colección de datos sirve para la entrada y salida a la computadora y son manejados con programas.

Los archivos pueden ser contrastados con Arrays y registros; Lo que resulta dinámico y por esto en un registro se deben especificar los campos, él número de elementos de un arrays (o arreglo), el número de caracteres en una cadena; por esto se denotan como "Estructuras Estáticas".

En los archivos no se requiere de un tamaño predeterminado; esto significa que se pueden hacer archivos de datos más grandes o pequeños, según se necesiten.

Cada archivo es referenciado por su identificador (su nombre.).

CARACTERÍSTICAS DE LOS ARCHIVOS

Las principales características de esta estructura son:

Independencia de las informaciones respecto de los programas

La información almacenada es permanente

Un archivo puede ser accedido por distintos programas en distintos momentos

Gran capacidad de almacenamiento.

CLASIFICACION DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican según su uso en tres grupos:

Permanentes o Maestros:

Estos contienen información que varia poco. En algunos casos es preciso actualizarlos periódicamente.

De Movimientos

Se cercan para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres tipos: alta, bajas y modificaciones.

De Maniobra o Trabajo.

Tienen una vida limitada, normalmente menor que la duración de la ejecución de un programa. Su utilizan como auxiliares de los anteriores.

 TIPOS DE ARCHIVOS

Los elementos de un archivo pueden ser de cualquier tipo, simples o estructurados o según su función.

 SEGÚN SU FUNCION.

Se define por:

a.- Archivos Permanentes:

Son aquellos cuyo registros sufren pocas o ninguna variación a lo largo del tiempo, se dividen en:

Constantes: Están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: Son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufridos procesos de actualización o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

b.- Archivos de Movimiento

Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

c.- Archivo de Maniobra o Transitorio

Son los archivos creados auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

 SEGÚN SUS ELEMENTOS.

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada: Una colección de datos localizados en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida: Una colección de información visualizada por la computadora.

Constantes: están formados por registros que contienen campos fijos y campos de baja frecuencia de variación en el tiempo.

De Situación: son los que en cada momento contienen información actualizada.

Históricos: Contienen información acumulada a lo largo del tiempo de archivos que han sufrido procesos de actualización, o bien acumulan datos de variación periódica en el tiempo.

Archivos de Movimiento o Transacciones: Son aquellos que se utilizan conjuntamente con los maestros (constantes), y contienen algún campo común en sus registros con aquellos, para el procesamiento de las modificaciones experimentados por los mismos.

Archivos de Maniobra o Transitorios: Son los archivos auxiliares creados durante la ejecución del programa y borrados habitualmente al terminar el mismo.

- SEGÚN SUS ELEMENTOS

Los principales archivos de este tipo son:

Archivo de Entrada, una colección de datos localizada en un dispositivo de entrada.

Archivo de Salida, una colección de información visualizada por la computadora.

Archivo de Programa, un programa codificado en un lenguaje especifico y localizado o almacenado en un dispositivo de almacenamiento.

Archivo de Texto, una colección de caracteres almacenados como una unidad en un dispositivo de almacenamiento.

 ACCESO A LOS ARCHIVOS

Se refiere al método utilizado para acceder a los registros de un archivo prescindiendo de su organizació. Existen distintas formas de acceder a los datos:

Secuenciales; los registros se leen desde el principio hasta el final del archivo, de tal forma que para leer un registro se leen todos los que preceden.

Directo; cada registro puede leerse / escribirse de forma directa solo con expresar su dirección en el fichero por él numero relativo del registro o por transformaciones de la clave de registro en él numero relativo del registro a acceder.

Por Índice; se accede indirectamente a los registros por su clave, mediante consulta secuenciales a una tabla que contiene la clave y la dirección relativa de cada registro, y posterior acceso directo al registro.

Dinámico; es cuando se accede a los archivos en cualquier de los modos anteriormente citados.

La elección del método esta directamente relacionada con la estructura de los registros del archivo y del soporte utilizado.

TIPOS DE ACCESOS

Acceso Secuencial. Exige el tratamiento de elemento, para esto es necesario una exploración secuencial comenzando desde el primer momento (Pascal permite este acceso)

Secuenciales:  archivo de texto que debe ser leído del principio hasta el final.

Acceso Directo. Permite procesar o acceder a un elemento determinado y referencia directamente por su posición en el soporte de almacenamiento (Turbo Pascal permite este acceso.

Aleatorios:  es un archivo con registros de un mismo largo.  Un programa puede accesar directamente cualquier registro sin tener que leer los registros previos.

Binarios:  es un archivo que lee byte por byte sin asumir ninguna estructura.
Los archivos Binarios no son un nuevo tipo de archivo, pero si una nueva forma de manipular cualquier tipo de archivo. Las técnicas de archivo binarios permiten leer o cambiar cualquier byte de un archivo. Son herramientas extremadamente potentes, pero como toda herramienta potente debe manejarse con cuidado

Entre otras características, a las técnicas de archivo binario no les preocupa los caracteres EOF intercalados (Control+Z = Chr$(26)) que pueda tener un archivo.

Ejemplo Open NombreArchivo for Binary as #NumeroArchivo.

Instrucciones para manejar archivos

OPEN:  reserva un espacio del buffer para la data que moverá entre el programa y los archivos.  La estructura es:

    OPEN filespec FOR {Append|Binary|Input|Outuput|Random} As #filenumber

Por ejemplo:

     OPEN "C:\Windows\AddrBook.ini" FOR Input As #1

Filespec:  Es la localización de archivo en el que se trabajará, incluyendo usualmente el drive y path.

    "C:\Windows\AddrBook.ini"

{Append| Binary| Input| Outuput| Random}  El programador tiene que seleccionar uno.  Binary y Random se utiliza para archivos binarios y aleatorios.  Append, Input y Output son usados con archivos secuenciales.  Un archivo secuencial no puede ser abierto para leer y escribir simultaneamente.  Output es usado para escribir en el archivo.  Input es usado para leer del archivo.  Append es usado para colocar data al final de un archivo exitente.

#filenumber:  es necesario asignar un número al archivo.  El número puede estar en el rango de #1 a #511 y es usado por Visual Basic para identificar el archivo.

CLOSE:  para cerrar un archivo.  La estructura es:

     CLOSE #filenumber

Por ejemplo:

    CLOSE #1

WRITE:  envia data del programa al archivo secuencial.  La estructura es:
    WRITE #filenumber, [OutputList]

Por ejemplo:

    WRITE #1, UserName, UserCompany, SerialNumber

WRITE es la operación opuesta al INPUT.  Las expresiones en el OutputList son separadas por comas.  WRITE inserta comillas y comas a la data que envia al archivo.

INPUT:  lee data del archivo.  La estructura es:

    INPUT #filenumber, InputList

Por ejemplo:

    INPUT #1, UserName, UserCompany, SerialNumber

Declaración y asignación de archivos

La declaración de un archivo con tipo se efectúa con la ayuda de las palabras reservadas file of.

El procedimiento de asignación es idéntico al utilizado anteriormente.

Ejemplo:

Type

datos = record

clave : integer;

nombre : string[30];

puesto : string[20];

sueldo : real;

estado : boolean;

{true activo,false baja lógica}

end;

Var

archivo:file of datos;

begin

Assign(archivo,'empleado.dat');

SISTEMA DE MANEJO DE ARCHIVOS.

Tiene las siguientes funcione:

Controla los datos en almacenamiento secundario [ ]

Proporciona al usuario una abstracción de cómo se manipulan los datos internamente. [ ]

Proporciona independencia de E/S con los dispositivos [ ]

Soporte de compartición, protección, recuperación de archivos y posibles caídas del sistema. [ ]

Transmisión de datos de memoria principal a secundaria.[ ]

 Los archivos de una empresa pueden almacenarse en diferentes dispositivos. Todos los archivos se pueden almacenar por medio de directorios, que no son otra cosa más que tablas de símbolos de archivo, los directorios se pueden utilizar de dos formas:

 DIRECTORIO DE NIVEL ÚNICO O DIRECTORIO PLANO

  Con este método, se almacenan todos los archivos en un solo nivel, este método en sistemas donde el volumen de archivos no es grande.[ ]

  DIRECTORIO JERARQUICO

  Los archivos son almacenados por medio de directorios, esta clasificación se de acuerdo a la conveniencia del usuario o de la empresa. [ ] .La estructura tiene una forma de árbol con raíz, este método es el más utilizado debido a que la revisión o búsqueda se realiza de forma sencilla.

 Para accesar a los archivos que se almacenan en un sistema jerárquico, el usuario debe indicar el o los directorios que se deben recorrer para localizar el archivo deseado, a esto se le denomina ruta de acceso del archivo. La ruta de acceso puede ser de dos formas:

Ruta absoluta.- Este tipo de ruta de acceso inicia siempre con una diagonal invertida [ ]

C:\Edit c:\SOS\sistemas\report.txt

Ruta relativa.- Este tipo de ruta de acceso realiza la búsqueda del archivo en el directorio de trabajo actual, si el archivo no se localiza aquí, el S.O. lo buscará en los directorios especificados en el PATH de un archivo con extensión .BAT.

C:\Edit report.txt

OPERACIONES  GENERALES QUE SE REALIZAN SOBRE UN ARCHIVO.

Las operaciones generales que se realizan son:

Creación. Escritura de todos sus registros.

Consulta. Lectura de todos sus registros.

Actualización. Inserción supresión o modificación de algunos de sus registros

Clasificación. Reubicación de los registros de tal forma que queden ordenados según determinados criterios.

Borrado. Eliminando total del archivo, dejando libre el espacio del soporte que ocupaba.

ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Los archivos se encuentran organizados lógicamente como una secuencia de registros de varias longitudes diferentes.

Los archivos de registros de longitud fija: son los que almacenan la información en los archivos mediante un encabezado y luego se introducen uno a uno los registros ubicados en posiciones consecutivas.

Los registros de longitud variable: es el almacenamiento de registros de varios tipos en un archivo y permite uno o más campos de longitudes variables y dichos campos pueden ser repetidos. La longitud de los registros debe estar definida correctamente para poder leer y escribir de forma efectiva.

ENFOQUES GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS.

Los enfoques son:

1. - Enfoque de acceso secuencial: Se refiere al procesamiento de los archivos de acuerdo con el orden especifico. Ejemplo archivo secuenciales y de texto.

2. - Enfoque de acceso Directo Permite recuperar registros individuales sin leer otros registros del archivo, ejemplos archivos indizados.

3.2. - ARCHIVOS SECUENCIALES.

Se refiere al procesamiento de los registros, no importa el orden en que se haga, para eso los registros están organizados en forma de una lista y recuperarlos y procesarlos uno por uno de principio a fin.

Rudimentos de los archivos Secuenciales; dependiendo del dispositivo de almacenamiento utilizado el archivo se puede mostrar el usuario como si fuera un sistema secuencial.

Al finalizar un archivo secuencial se denota con una marca de fin de archivo. (End end-of-file)

El usuario de un archivo secuancial puede ver los registros en un orden secuancial simple.

La única forma de recuperar registros es comenzar al principio y extraerlos en el orden contemplado.

Cuestiones de programación; la manipulación de los archivos se hace en el contexto de la programación en un lenguaje por procedimientos de alto nivel. Estos lenguajes tienden a expresar la manipulación de archivos mediante subrutinas que se definen como parte del lenguaje formal o se incluyen como extensiones del lenguaje en una biblioteca estándar.

La mayor parte de los lenguajes por procedimiento de alto nivel cuenta con características que ayudan a detectar la marca de fin de archivo.

ARCHIVOS DE TEXTO.

También conocidos como (Slream File) son utilizados para almacenar documentos que consisten en texto; En ellos, cada registro es un solo símbolo o código de control.

El leer estos archivos recibimos la información en orden secuencial en el que aparece cuando lo vemos en un monitor.

Los archivos de texto son una secuencia de líneas separadas por marcas de fin de línea.

Rudimentos de los archivos de textos; El usuario escribe los archivos de textos mediante un procesador de palabras que le permitirá almacenar la información pero no estrictamente en forma secuencial.

El procesador también nos permite desplazarnos por todo el bloque de información y permitirnos realizar modificaciones.

Mientras el usuario avance rápidamente en la lectura de registro lograra ver mas archivos.

Cuestiones de programación; Casi todos los entornos de programación por procedimientos de alto nivel cuentan con subrutinas para manipular los archivos de texto.

Estas subrutinas pueden formar parte de la definición formal del lenguaje o que se ofrezca en biblioteca como extensiones del mismos.

ARCHIVOS INDIZADOS.

Es la aplicación de incluir índices en el almacenamiento de los archivos; de esta forma nos será más fácil buscar algún registro sin necesidad de ver todo el archivo.

Un índice en un archivo consiste en un listado de los valores del campo clave que ocurren en el archivo, junto con la posición de registro correspondiente en el almacenamiento masivo.

Fundamento de los Índices

a.- La colocación de un listado al inicio del archivo: para la identificación del contenido.

b.- La presentación de un segundo índice: para reflejar la información de cada punto principal del índice anterior.

c.- La actualización de los índices: Cuando se insertan y eliminan archivos, es preciso actualizar los índices para evitar contratiempos actualizando un archivo.

d.- La organización de un índice: Nos evita examinar archivo por archivo para recuperar algún registro buscado; por lo tanto ahorraríamos tiempo si tenemos una adecuado organización de los índices.

Cuestiones de Programación

Algunos lenguajes de alto nivel cuentan con subtítulos para manipular los archivos de un registro indizado.

Valiéndose de las subrutinas es posible escribir programas sin tener que preocuparse por la estructura real del sistema de índices que se aplique.

3.5. - ARCHIVOS DISPERSOS.

También llamados (Hashed Files) representan un sistema de almacenamiento de archivos que solo ofrece acceso directo, y permiten calcular la posición de un registro en el almacenamiento masivo.

Rudimentos de los archivos dispersos.

El usuario debe dividir el área de almacenamiento asignando al archivo en varias secciones llamadas cubetas para poder ingresar los datos.

La distribución de la información en las cubetas es problemática debido a que la estructura de los archivos es dispersa.

Dentro de los archivos se presentan colisiones de información debido al agrupamiento de los registros ingresados.

Cuestiones de programación.

Casi ninguno de los lenguajes de programación por procedimientos en la actualidad ofrece implantaciones directas de archivos dispersos; esto es debido a las cuestiones dependientes de la aplicación implicadas en el diseño de estos archivos.

4. -MEDIDAS DE UTILIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS.

Para utilizar un archivo debemos tener en cuenta:

1. - Índice de Volatilidad; Un archivo es volátil cuando tiene un alto porcentaje de adiciones y supresiones debido al ingreso o eliminación de registros respecto al numero promedio de registros que haya en el archivo.

2. - Índice de Actividad; Un archivo es activo cuando tiene un alto porcentaje de utilidad sea de actualización o consulta en un periodo de tiempo fijo respecto al numero promedio de registro que se encuentran en el archivo.

El índice de actividad suele emplearse para saber si un archivo puede explotarse como una organización secuencial o relativa.

Archivos de acceso directo (con tipo)

Los archivos tipeados (con tipo), también llamados archivos binarios, contienen datos de tipo simple o estructurado, tales como integer, real , record, etc., excepto otro tipo de archivos.

Los archivos con tipos están estructurados en elementos o registros (record) cuyo tipo puede ser cualquiera. A los elementos de estos archivos se accede directamente, al no situarse éstos en posiciones físicamente consecutivas, sino en posiciones lógicas. Esta es la razón por la cual se les denomina archivos de acceso aleatorio o directo. Los elementos de los archivos aleatorios son de igual tamaño y el término acceso directo significa que es posible acceder directamente a un elemento con solo especificar su posición

5. - DEFINICIONES.

Los más utilizados en el desarrollo del tema son:

Archivo (Fichero):

Conjunto de información estructurada en unidades de acceso denominada registro.

Registros.

Estructura de datos formada por uno o más elementos denominados "Campos" y estos pueden estar compuestos a su vez por "subcampos".

Claves:

Se denomina a un campo especial del registro que sirve para identificarlo

Bloque:

Es la cantidad de información que se transfiere en cada operación de lectura o escritura sobre un archivo.

Campo:

Es cada uno de los diferentes datos que constituyen un registro lógico.

NORMAS GENERALES REFERIDAS AL ANFITRIÓN

    El anfitrión debe mantener un mismo grado de deferencia con todos sus invitados. Debe recibirlos a la entrada del “salón” donde se celebre la recepción, en compañía del invitado de honor (en aquellos casos en que lo haya).

    Si es una visita de trabajo, debe recibirlo en su despacho o en una sala predispuesta para el evento. En el mundo del protocolo se entiende por “presidencia” al conjunto de personas que ocupa el lugar preeminente en del acto.

    La presidencia debe distinguirse del resto de sus participantes por su situación (delante del resto de invitados) o por lo destacado de la ornamentación (engalanamiento). En toda presidencia debe destacar una sola persona, a lo más dos si la presidencia es compartida, procurando siempre que ninguna autoridad, si la hubiera, quede en los extremos. En la medida de lo posible se procurará que la mesa presidencial no sea excesivamente numerosa.

Deberá concretarse el papel del anfitrión en la empresa. El anfitrión es quien convoca, organiza y debe, por tanto, presidir los actos. En los actos oficiales de carácter privado, el anfitrión determina el protocolo que debe regir a los asistentes, respetando en la medida de lo posible y si hubiera representación de los organismos oficiales, la normativa legal.

El rol de anfitrión

La primera regla es la puntualidad. Símbolo de educación y elegancia, pero sobre todo, de respeto hacia los invitados.Los anfitriones nunca deben presentarse más elegantes que los invitados, ya que éstos pueden llegar a incomodarse. Los anfitriones deben proyectar siempre una imágen fresca y cómoda, deben estar todo el tiempo sonrientes, y el invitado no debe percibir el esfuerzo que hubo detrás de la reunión. La conversación que ofrezcan debe ser siempre agradable, y nunca deben descansar durante el evento. Deben estar pendientes de los que se habla, de que lo que se come y bebe y de cada detalle que pueda surgir, sin demostrar preocupación por que algo pueda fallar.

Hay otros detalles importantes, si va a colocar velas sobre la mesa, trate de encenderlas cuando los comensales no estén presentes. Las flores son exquisitas, pero pueden perder todo su "glamour" si coloca centros de mesa o ramos exagerados que interfieran con el contacto visual entre sus invitados.

Si le obsequian un regalo, el invitado espera que lo abra esa misma noche. No lo desilusione: quiere ver si acertó en su elección. Si le traen una torta, debe servirla esa misma noche. No hacerlo sería una descortesía. A la hora de devolver el plato, si no lo haces ese mismo día, regréselo con una torta o dulces.

Antes de la comida sólo se deben ofrecer cosas secas, no dulces, o bebidas como whisky, jerez, vino blanco o champagne. Si se sirven bocadillos, hay que tener cuidado de no repetir después, en el resto de los platillos, ni los mismos colores, ni texturas. Antes se acostumbraba servir 5 platillos: entremés o sopa, entrada, sorbete, plato fuerte y postre actualmente esta costumbre se ha reducido a sólo tres, por la moda de las dietas.

Hay que ser cuidadoso en la planeación del menú, ya que no se deben repetir colores, guarniciones, consistencias ni ingredientes. El platillo que dará la pauta para idear el resto del menú, es el plato fuerte.

Es muy importante saber que no se debe insistir cuando alguien no desea comer o beber algo.

Es una completa falta de educación fumar en la mesa, a menos que todos fumen. Cuando termine la la comida, el café puede tomarse en la misma mesa o en la sala, ese es el momento adecuado para fumar, si lo desea. Si hay fumadores entre sus invitados, jamás olvide colocar los ceniceros.

Cuando los invitados se empiezan a retirar, lo correcto es acompañar a cada uno hasta la puerta. Las despedidas deben ser rápidas, pues no hay que olvidar que el resto de los invitados aun están dentro.

Las reglas de etiqueta no deben practicarse de manera rígida sino deben presentarse de forma natural y cómoda. Son algo que se tiene que aprender. Al igual que se aprenden detalles como la forma de acomodar los sitios en la mesa, cómo deben ponerse los cubiertos, las copas, los arreglos de mesa, cómo debe servirse y muchos otros detalles.

La forma como reciba a sus invitados en du casa depende totalmente de su estilo personal, asi que no piense en copiar a otras personas detalles que no vayan con usted. Si nunca ha llevado el rol de anfitrión, no empiece dando fiestas grandes, sino reuniones pequeñas con sus familiares y amigos más íntimos. Y otro detalle importante: nunca pruebe una receta nueva en una reunión.

PROTOCOLO EN CASA: EL BUEN ANFITRIÓN

Es más frecuente recibir a nuestros invitados en una sala de celebraciones, restaurantes, cafeterías, etc… En definitiva aquellos lugares que por sus dimensiones o características hacen posible poder recibir a un mayor número de invitados. En este caso se reducen sustancialmente las acciones del anfitrión. Hoy en día, invitar a casa es querer indicar a nuestro invitado que le damos un trato muy especial y cercano.

Por tanto, ese trato especial tiene que verse reflejado en cada detalle. Debemos hacer sentir cómodos a nuestros invitados, tanto como en su propia casa.



Bienvenidos a mi BLOG

Mi nombre es Ruth Mery soy estudiantente de la carrera de Secretariado Ejecutivo, estoy culminando V semestre en el I.E.S.T.P. "Luis E. Valcarcel".

DESCRIPCIÓN DE LA CARRERA PROFESIONAL:

La Profesional técnico en Secretariado Ejecutivo está en la capacidad de planificar, organizar y ejecutar las actividades secretariales en función a las necesidades y requerimiento de la Dirección o Gerencia de cada organización, tanto del sector público como privado.
Asimismo, esta profesional será capaz de manejar con idoneidad y asertividad, aspectos técnicos, económicos y humanos haciendo uso de una comunicación fluida y efectiva. Además de estar en condiciones de adaptarse rápidamente al cambio dentro de la organización si así las circunstancias lo exigen.

TECNOLOGÍAS MODERNAS APLICADAS:

• Laboratorio de Cómputo propio y debidamente implementado.
• Tutórales interactivos.
• Laboratorio de Inglés.
• Software de aplicación empresarial.

CAMPO OCUPACIONAL

• Incursionaren el Sector Público como Privado.
• Está en la capacidad de crear su propia empresa.
• Organizadora de eventos.
• Trabajar en forma independiente o en sociedad.

MÓDULOS PROFESIONALES ESPECÍFICOS

    I.RECEPCIÓN Y MANEJO DE INFORMACIÓN.
    II.GESTION DE ACTIVIDADES SECRETARIALES.
    III.ASISTENCIA DE DIRECCIÓN Y GERENCIA.